Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind zwei wichtige Faktoren, wenn es darum geht, Dokumente im Unternehmen sicher zu archivieren, sie leicht wiederzufinden und ihren Lebenszyklus nachvollziehen zu können. DocuWare bietet hierfür verschiedene Funktionalitäten, die sichtbar machen, welche unterschiedlichen Prozesse das jeweilige Dokument bereits durchlaufen hat. Egal, ob es lediglich abgelegt, freigegeben oder heruntergeladen wurde – DocuWare stellt die gewünschten Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung.

So sind beispielsweise Stempel und Anmerkungen auf dem Dokument direkt im Viewer sichtbar. Sie lassen zum Beispiel sofort erkennen, wer eine Rechnung freigegeben hat und auf welche Kostenstelle sie gebucht wurde. Vertragsentwürfe können daneben bespielweise Markierungen enthalten, bei Bedarf auch in unterschiedlichen Farben, welche den jeweiligen Markierenden kennzeichnen.

Eine tabellarische Übersicht der erfolgten Workflow-Schritte eines Dokumentes gibt darüber hinaus Auskunft über alle Aktivitäten von Benutzern mit deren Namen, Ergebnis und Datum inklusive Zeit. Details zu dem jeweiligen Workflow-Schritt lassen sich durch einen Klick auf den Listeneintrag anzeigen. In der Workflow-Historie sind dabei auch automatische Aktivitäten aufgeführt.

In einer allgemeinen Dokument-Historie wird zudem jedes Ereignis ab der Archivierung aufgelistet. Hier ist beispielsweise ersichtlich, wer das Dokument wann im Archiv gespeichert hat, wer wann welche Indexeinträge geändert hat, wer das Dokument wann im Viewer geöffnet hat oder wann Dokumente per Mail versendet oder Anmerkungen im Viewer angefügt wurden.

Neben den Aktivitäten die Dokumente betreffend werden auch alle sonstigen Ereignisse auf Archiv-, Organisations- und Systemebene protokolliert. So wird Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit in DocuWare stets sichergestellt.