Bis Ende 2024 mussten je nach Dokumentenart für die Aufbewahrung von Unterlagen zwei Hauptfristen von entweder sechs oder zehn Jahren eingehalten werden. Zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, zählten unter anderem Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege jedoch kürzlich von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Verkürzung gilt nicht für Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Inventare. Hier beträgt die Frist weiterhin zehn Jahre.

Die Lebensdauer von steuerrechtlich relevanten Dokumenten kann geschäftsentscheidend sein, daher sollten die Aufbewahrungsfristen der verschiedenen Unterlagen regelmäßig geprüft werden. Mit DocuWare lassen sich diese einfach überwachen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann mit der rechtzeitigen Löschung sichergestellt werden. Unternehmen sollten ihre Konfigurationen in DocuWare und in den internen Richtlinien nun also entsprechend anpassen, sofern sie dies nicht bereits getan haben.

Automatisierte Aufbewahrungspflichten und Löschfristen mit DocuWare
Um Dokumente zum richtigen Zeitpunkt aus den DocuWare Archiven zu entfernen, können dort sogenannte Löschregeln definiert werden. Durch diese wird gewährleistet, dass alle Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform eingehalten werden und nicht versehentlich Unterlagen zum falschen Zeitpunkt oder falsche Dokumente vernichtet werden.