Mit der seit 2025 geltenden E-Rechnungspflicht steigt der Druck auf Unternehmen, eingehende elektronische Rechnungen nicht nur technisch empfangen, sondern auch effizient weiterverarbeiten zu können. In vielen Betrieben treffen Rechnungen aktuell noch in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Kanäle ein – was zu Verzögerungen, höherem manuellem Aufwand und Compliance-Risiken führt. Der Einsatz von DocuWare kann jedoch viele dieser Komplikationen lösen.

E-Rechnungen im strukturierten Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) lassen sich automatisch auslesen, indexieren und in Genehmigungs- und Buchungsprozesse überführen – im Unterschied zu klassischen PDF-Belegen, die eine manuelle Erfassung erfordern. Entscheidend ist dabei ein durchgängig dokumentierter Workflow von Eingang über Prüfung, Freigabe und Buchung bis zur revisionssicheren Archivierung, inklusive klarer Zuständigkeiten und Statusverfolgung.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare zentralisieren E-Rechnungen aus verschiedenen Quellen, validieren Formate automatisch, extrahieren relevante Daten und steuern workflowbasiert Freigabeprozesse. Nach der Freigabe werden die Daten medienbruchfrei an ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme wie Dynamics 365 Business Central übergeben und alle Belege inklusive Historie werden revisionssicher archiviert.

Echte E-Rechnungen müssen zudem in Originalformat und -fassung gespeichert werden und dürfen nicht einfach als PDF-Druck abgelegt werden. Ein strukturierter End-to-End-Prozess reduziert dabei manuellen Aufwand, schafft Transparenz und sorgt für rechtliche Sicherheit bei der gesetzlichen E-Rechnungspflicht.